6 Tipps & Methoden für eure Geschäftsprozessmodellierung

Geschäftsprozessmodellierung – ein wesentlicher Schritt jeder organisatorischen Initiative

Ein Unternehmen möchte eine neue Software oder Technologie einführen, ein anderes hat gerade eine Fusion hinter sich und ein drittes befindet sich in einer Wachstumsphase. Trotz ihrer unterschiedlichen Situation haben diese Unternehmen eines gemeinsam: Geschäftsprozessmodellierung spielt eine zentrale Rolle. Sie ist einer der ersten und wichtigsten Schritte, um das bestehende System zu verstehen und gezielt steuern zu können.

Eine solide Modellierung bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und ist unverzichtbar. Wenn die Basis nicht stimmt, kann auch das, was darauf aufbaut, nicht funktionieren. Wir haben schon oft erlebt, dass Unternehmen mit großen und wichtigen Vorhaben gescheitert sind oder erhebliche Verzögerungen hinnehmen mussten, weil die Prozessmodellierung nicht durchdacht genug war.

6 Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsprozessmodellierung:

1. Lokal vs global – Das Große Ganze zuerst
2. Ziel und Zielgruppe stets im Blick behalten
3. Richtige Flughöhe und Maß an Detailgrad
4. Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
5. Den “Happy Path” zuerst modellieren
6. Verständlichkeit sicherstellen

Unsere 6 Tipps im Detail – Erklärungen, Methoden & konkrete Praxisbeispiele

Tipp 1: Lokal vs. global – Das große Ganze zuerst

Bevor ihr euch in die Details einzelner Prozesse vertieft, ist es entscheidend, das Gesamtbild eurer Unternehmensprozesse zu verstehen. Ein umfassender Überblick ermöglicht es, die einzelnen Prozesse optimal aufeinander abzustimmen und Synergien zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen zu erkennen. Erst nachdem ihr diese übergeordnete Struktur klar erfasst habt, solltet ihr in die spezifischen Details der einzelnen Prozessschritte eintauchen. Dies stellt sicher, dass Verbesserungen in einem Bereich nicht unbeabsichtigt negative Auswirkungen auf das Gesamtsystem haben.

Hands-on-Tipp:

Erstellt ein Diagramm oder eine Mindmap aller Hauptprozesse eures Unternehmens, bevor ihr tiefer in die Details geht. Beginnt mit den übergeordneten Geschäftsbereichen und zeigt deren Hauptprozesse auf. Dies könnte z.B. Einkauf, Produktion, Vertrieb und Finanzen umfassen. Innerhalb dieser Hauptprozesse könnt ihr dann die spezifischen Teilprozesse identifizieren und visualisieren. Nutzt Software-Tools wie Lucidchart, Miro oder Microsoft Visio, um diese Diagramme zu erstellen und leicht zugänglich zu machen. Eine visuelle Darstellung des Gesamtsystems hilft euch, die Abstimmung der einzelnen Prozesse zu erleichtern und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schnittstellen übersehen werden.

Praxisbeispiel:

Ein mittelständisches Unternehmen plant die Einführung eines neuen ERP-Systems, um die Effizienz und Integration der verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Das Unternehmen startet mit der Erstellung einer umfassenden Mindmap, die alle Hauptprozesse umfasst: Einkauf, Produktion, Vertrieb und Finanzen.

Innerhalb des Einkaufsprozesses werden Unterprozesse wie Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und Bestellabwicklung detailliert aufgelistet. Diese Mindmap hilft dabei, Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen den Hauptprozessen zu erkennen. Zum Beispiel wird klar, dass die Bestellabwicklung im Einkauf eng mit der Lagerverwaltung in der Produktion und der Rechnungsprüfung im Finanzbereich verbunden ist.

Nachdem dieses Gesamtbild erstellt wurde, identifiziert das Unternehmen spezifische Prozessdetails innerhalb der Abteilungen. So wird beispielsweise im Einkauf genau analysiert, wie die Bedarfsermittlung abläuft, welche Kriterien bei der Lieferantenauswahl wichtig sind und wie Bestellungen effizient abgewickelt werden können. Diese Detailanalyse hilft, lokale Optimierungen so durchzuführen, dass sie die globalen Unternehmensziele unterstützen und nicht behindern.

Tipp 2: Ziel und Zielgruppe stets im Blick behalten

Es ist entscheidend, dass ihr bei der Modellierung von Geschäftsprozessen das spezifische Ziel und die Zielgruppe jedes Prozesses klar im Blick habt. Ob ihr ein CRM-System einführt, ein Wissensmanagementsystem für das Onboarding neuer Mitarbeiter entwickelt oder bestehende Abläufe optimiert – die Anforderungen variieren stark je nach Ziel und Zielgruppe. Indem ihr diese Unterschiede berücksichtigt, stellt ihr sicher, dass die Prozesse effektiv und zielgerichtet gestaltet werden.

Hands-on-Tipp:

Erarbeitet eine detaillierte Liste der Ziele und Zielgruppen für jeden zu modellierenden Prozess. Diese Liste sollte klar definieren, welches spezifische Ziel der Prozess verfolgt (z.B. Einführung neuer Software, Verbesserung des Wissensmanagements) und wer die Hauptnutzer sind (z.B. Entwickler*innen, neue Mitarbeitende). Nutzt Workshops, Interviews oder Umfragen, um ein umfassendes Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe zu gewinnen. Haltet diese Liste stets griffbereit, um sicherzustellen, dass die Modellierung auf die spezifischen Anforderungen ausgerichtet bleibt.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen plant die Einführung von Automatisierung und KI, um die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern. Das Ziel ist, manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Dafür müssen die Prozesse so modelliert werden, dass sie die technischen Anforderungen für die Implementierung von Automatisierung und KI berücksichtigen. Es ist wichtig, sich auf die Datenintegrität, die Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen und die Skalierbarkeit der Prozesse zu konzentrieren.

• Ziel definieren: Das Unternehmen legt fest, dass die Einführung von Automatisierung und KI dazu dienen soll, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Fehlerquote bei manuellen Aufgaben zu reduzieren.
• Zielgruppe identifizieren: Die Hauptnutzer der neuen Prozesse sind die IT-Abteilung, die für die Implementierung und Wartung der Systeme verantwortlich ist, sowie die Endanwender in den Fachabteilungen, die die automatisierten Prozesse nutzen werden.
• Technische Anforderungen festlegen: Die Prozessmodelle müssen detaillierte technische Spezifikationen enthalten, wie z.B. Anforderungen an die Datenqualität, definierte Schnittstellen zu bestehenden Systemen und die Möglichkeit, Prozesse flexibel an neue Anforderungen anzupassen.

Tipp 3: Richtige Flughöhe und Maß an Details

Eine Balance zwischen zu viel und zu wenig Detail ist essenziell. Überlegt genau, welcher Detailgrad notwendig ist, und haltet diesen konsequent über alle Prozesse hinweg ein. Das erleichtert nicht nur das Verständnis, sondern auch die spätere Umsetzung und Anpassung.

Hands-on-Tipp:

Nutzt eine einfache Regel wie die “Drei-Ebenen-Methode”: Erste Ebene – Überblick; Zweite Ebene – Hauptprozesse; Dritte Ebene – detaillierte Schritte. Diese Struktur hilft euch, den richtigen Detailgrad zu finden und beizubehalten. Beginnt mit einer allgemeinen Übersicht des gesamten Prozesses, geht dann zu den Hauptprozessen über und schließt mit detaillierten Schritten ab. So stellt ihr sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden, ohne den Prozess unnötig zu verkomplizieren.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen plant die Optimierung seines Kundenservice-Prozesses, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.

1. Erste Ebene – Überblick: Das Unternehmen beginnt mit einem allgemeinen Überblick des gesamten Kundenservice-Prozesses, der von der ersten Kontaktaufnahme des Kunden bis zur Lösung des Anliegens reicht. Diese Ebene zeigt die Hauptschritte wie Anfrageeingang, Problemanalyse, Lösungserarbeitung und Rückmeldung an den Kunden.
2. Zweite Ebene – Hauptprozesse: Danach geht das Unternehmen zu den Hauptprozessen über. Zum Beispiel wird der Schritt “Problemanalyse” in mehrere Hauptprozesse unterteilt, wie z.B. die Kategorisierung des Anliegens, die Zuordnung zum zuständigen Team und die Priorisierung der Anfrage.
3. Dritte Ebene – detaillierte Schritte: Schließlich werden die detaillierten Schritte innerhalb dieser Hauptprozesse beschrieben. Für die Kategorisierung des Anliegens könnte dies bedeuten, dass genau festgelegt wird, welche Kriterien verwendet werden, wie die Informationen erfasst und weitergeleitet werden und welche Tools dabei zum Einsatz kommen.

Durch diese strukturierte Vorgehensweise stellt das Unternehmen sicher, dass der Kundenservice-Prozess klar und verständlich dokumentiert ist, ohne in übermäßige Details abzuschweifen. Dies erleichtert die Schulung neuer Mitarbeiter, verbessert die Prozessverfolgung und ermöglicht es dem Unternehmen, schnell Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Tipp 4: Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten definieren

Ein häufiger Stolperstein bei der Modellierung von Geschäftsprozessen ist die Vermischung von Verantwortlichkeiten. Jeder Prozess benötigt klar definierte Verantwortliche – und das gilt nicht nur für den gesamten Prozess, sondern auch für jeden einzelnen Prozessschritt. Im Prozessdiagramm sollte daher klar ersichtlich sein, wer für welchen Schritt verantwortlich ist.

Hands-on-Tipp:

Erstellt für jeden Prozess eine RACI-Matrix und integriert diese in eure Prozessdokumentation. Beginnt mit der Definition der Hauptrollen: Responsible (verantwortlich für die Ausführung), Accountable (letztendlich verantwortlich), Consulted (um Rat gefragt) und Informed (über Fortschritte informiert). Ordnet diese Rollen den spezifischen Prozessschritten zu, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verstehen. Nutzt Tools wie Excel oder spezielle RACI-Software, um diese Matrizen übersichtlich und zugänglich zu gestalten.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen möchte seinen Produktentwicklungsprozess verbessern, um die Markteinführungszeit neuer Produkte zu verkürzen. Zunächst wird der gesamte Prozess in detaillierte Schritte unterteilt, von der Ideenfindung über die Prototypenentwicklung bis hin zur Markteinführung.

Innerhalb dieses Prozesses identifiziert das Unternehmen die Verantwortlichkeiten für jeden Schritt. Zum Beispiel:

1. Ideenfindung:
2. Responsible: Produktmanager
3. Accountable: Abteilungsleiter
4. Consulted: F&E-Team, Marketing-Team
5. Informed: Geschäftsführung

1. Prototypenentwicklung:
2. Responsible: Entwicklungsingenieur
3. Accountable: F&E-Leiter
4. Consulted: Qualitätsmanagement, Produktionsteam
5. Informed: Produktmanager

1. Markteinführung:
2. Responsible: Marketingmanager
3. Accountable: Vertriebsleiter
4. Consulted: Vertriebsteam, Kundendienst
5. Informed: Geschäftsführung, Produktmanager

Diese RACI-Matrix wird in die Prozessdokumentation integriert, sodass jede Rolle klar definiert und nachvollziehbar ist. Durch regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der RACI-Matrix stellt das Unternehmen sicher, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen und effizient zusammenarbeiten.

Tipp 5: Den “Happy Path” zuerst modellieren

Startet mit der Modellierung des idealen, reibungslosen Prozesses – dem sogenannten “Happy Path”. Dieser beschreibt den Ablauf, wenn alles wie geplant verläuft, ohne dass es zu Komplikationen oder Abweichungen kommt. Sobald dieser steht, könnt ihr euch mit potenziellen Abweichungen und Eskalationsprozessen beschäftigen. Das gibt euch eine klare Basis und verhindert, dass ihr euch in Ausnahmefällen verliert.

Hands-on-Tipp:

Visualisiert den “Happy Path” zunächst in einem Flussdiagramm und diskutiert ihn im Team, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihn verstehen. Nutzt dazu Software-Tools wie Lucidchart, Miro oder Microsoft Visio, um den Prozess übersichtlich darzustellen. Anschließend könnt ihr alternative Pfade und Eskalationsprozesse hinzufügen, um auch Ausnahmesituationen abzudecken.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen wollte seine internen Genehmigungsprozesse optimieren und begann direkt mit der Modellierung verschiedener Ausnahmefälle und Eskalationsprozesse, ohne zuerst den “Happy Path” festzulegen. Dies führte zu mehreren Problemen:

1. Verwirrung und Missverständnisse: Ohne einen klar definierten Idealprozess hatten die Teammitglieder unterschiedliche Vorstellungen davon, wie der Genehmigungsprozess im besten Fall ablaufen sollte. Dies führte zu Verwirrung und Missverständnissen bei der Ausarbeitung und Implementierung der neuen Prozesse.
2. Übersehen von Kernprozessen: Indem sie sich sofort auf Ausnahmen und Eskalationen konzentrierten, wurden grundlegende und essentielle Schritte im Genehmigungsprozess übersehen. Dies führte dazu, dass der normale Ablauf oft gestört wurde, weil grundlegende Schritte fehlten oder unzureichend definiert waren.
3. Ineffiziente Ressourcennutzung: Zeit und Ressourcen wurden auf die Modellierung und Planung von seltenen Ausnahmefällen verwendet, während der Hauptprozess, der den größten Teil der täglichen Operationen ausmacht, nicht effizient gestaltet wurde. Dies führte zu einer insgesamt ineffizienten Prozessstruktur.

Dieses Beispiel zeigt, dass die Modellierung des “Happy Path” als erster Schritt entscheidend ist, um eine klare, effiziente und kohärente Prozessstruktur zu schaffen. Durch das Festlegen des Idealprozesses können Unternehmen sicherstellen, dass der Kernprozess reibungslos funktioniert, bevor sie sich mit Ausnahmefällen und Eskalationsprozessen befassen.

Tipp 6: Verständlichkeit sicherstellen

Überlegt, wie viel Vorwissen ihr bei euren Nutzer*innen voraussetzen könnt. Unternehmenstypische Bezeichnungen und Abkürzungen sollten klar definiert oder vermieden werden, um Missverständnissen vorzubeugen. Schreibt so klar und verständlich wie möglich, damit alle Beteiligten die Prozessdokumentation problemlos verstehen können.

Hands-on-Tipp:

Testet eure Prozessdokumentation mit Personen, die nicht direkt in den Prozess involviert sind. Bittet sie um Feedback zur Verständlichkeit und passt die Dokumentation entsprechend an, um sicherzustellen, dass sie auch von neuen Teammitgliedern oder externen Partnern leicht verstanden werden kann. Nutzt einfache, klare Sprache und visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Flowcharts, um die Informationen zugänglich und verständlich zu machen.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen wollte seine Einkaufsprozesse dokumentieren, um diese externen Lieferanten zur Verfügung zu stellen und so eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. In den Prozessdokumentationen wurden jedoch viele unternehmensspezifische Abkürzungen und Begriffe verwendet, wie “BS” für Bestandsaufnahme, “LV” für Lieferverzögerung und “EK” für Einkauf.

1. Fehlerhafte Verständigung: Die externen Lieferanten konnten viele der Abkürzungen und Begriffe nicht verstehen, was zu Verwirrung führte. Einige Lieferanten hielten “BS” für “Bestellung” statt für “Bestandsaufnahme” und “LV” für “Lieferverzögerung” statt für “Liefervereinbarung”.
2. Missverständnisse und Verzögerungen: Diese Missverständnisse führten zu Fehlern bei den Bestellungen und Verzögerungen im Lieferprozess, da die Lieferanten die Anweisungen falsch interpretierten und dementsprechend handelten.
3. Korrekturen und Anpassungen: Das Unternehmen erkannte die Problematik und testete die Prozessdokumentation mit externen Partnern, um Feedback zu erhalten. Auf Basis dieses Feedbacks wurden die Dokumente überarbeitet: Abkürzungen wurden entweder vermieden oder klar definiert, und komplexe Abläufe wurden durch Diagramme ergänzt, um die Verständlichkeit zu erhöhen.

Was solltet ihr aus diesem Beitrag mitgenommen haben:

1. Lokal vs. global – Das große Ganze zuerst: Beginnt mit einem umfassenden Überblick, um Synergien zu erkennen und sicherzustellen, dass lokale Optimierungen das Gesamtsystem nicht negativ beeinflussen.
2. Ziel und Zielgruppe stets im Blick behalten: Definiert klare Ziele und Zielgruppen für jeden Prozess und passt eure Modellierung entsprechend an.
3. Richtige Flughöhe und Maß an Details: Nutzt die “Drei-Ebenen-Methode”, um den richtigen Detailgrad zu finden und für alle Prozesse zu bewahren.
4. Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten definieren: Setzt eine RACI-Matrix ein, um Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und zu kommunizieren.
5. Den “Happy Path” zuerst modellieren: Startet mit dem idealen Prozessablauf und ergänzt dann alternative Pfade und Eskalationsprozesse.
6. Verständlichkeit sicherstellen: Testet eure Dokumentation mit Nicht-Beteiligten, um Klarheit und Verständlichkeit zu gewährleisten.

Deshalb möchten wir folgende sechs praxisbewährte Tipps mit euch teilen, die euch dabei helfen, eure Prozessmodellierung erfolgreich umzusetzen. In den kommenden Abschnitten erläutern wir diese Tipps ausführlicher und zeigen euch nützliche Tools und Methoden zur direkten Anwendung.